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Ordenar los pedidos de una pyme de servicios: agenda compartida, correo y respaldo de boletas
Una pyme que atiende a domicilio vive de los pedidos que entran por teléfono y WhatsApp. Mientras son pocos, la libreta alcanza. Cuando empiezan a pedir cotización formal un condominio o una empresa, hacen falta tres cosas: una agenda que vea todo el equipo, un correo con el nombre de la empresa y un lugar donde guardar las boletas y los comprobantes de cada cliente.
De la libreta a la agenda compartida
El primer síntoma de que la libreta ya no alcanza es simple: dos personas del equipo anotan el mismo pedido de forma distinta, o nadie sabe si el camión de mañana va a Buin o a Paine. La libreta vive en un bolsillo, y cuando ese bolsillo no está, el negocio tampoco.
Una agenda compartida resuelve eso sin cambiar la forma de trabajar. Cada pedido se anota como un evento con la dirección, la comuna, el teléfono de quien recibe y lo que hay que hacer. Quien atiende el WhatsApp lo crea; quien va en terreno lo ve en su celular; quien cobra sabe qué se hizo y cuándo. Si el cliente cambia la hora, se mueve el evento y todos lo ven movido.
Lo que conviene definir antes de empezar es poco: un solo calendario para los trabajos (no uno por persona), un formato fijo para el título del evento (comuna, tipo de trabajo, nombre) y la regla de que lo que no está en la agenda no existe. Si en el evento se adjunta la foto del acceso o de la tapa que mandó el cliente, el conductor llega sabiendo qué va a encontrar.
Correo con el nombre de la empresa
Mientras el cliente es una casa, el WhatsApp basta. Cuando quien pide es la administración de un condominio, un restaurante o una constructora, la cotización tiene que llegar por correo, a nombre de una razón social y desde una dirección que diga de qué empresa viene. Un correo gratuito con el nombre de pila funciona, pero no se ve igual en la bandeja de quien debe aprobar una orden de compra.
Para tener correo con el nombre de la empresa primero hace falta el dominio, es decir, el nombre que va después de la arroba. En Chile los dominios .cl se inscriben en NIC Chile, que administra el registro y publica sus reglas. El dominio es de la empresa y se renueva a su nombre; conviene que quede inscrito con un correo de contacto que no dependa de una sola persona.
Con el dominio listo se contrata el paquete de oficina, que incluye el correo, la agenda compartida y el espacio donde se guardan los archivos. Las dos opciones habituales son Google Workspace y Microsoft 365. Cuando el equipo ya trabaja desde el celular con Gmail y Google Calendar, lo natural es el correo con dominio propio en Google Workspace, que deja la agenda y los archivos en el mismo lugar que el correo. Cuando la empresa vive en Excel, Word y Outlook de escritorio, Microsoft 365 reúne esas mismas herramientas con el correo del dominio. En los dos casos cada persona del equipo tiene su propia cuenta y las carpetas de la empresa siguen en la empresa cuando alguien se va.
¿Necesitas el retiro con comprobante a nombre de tu empresa?
Mándanos el tipo de recinto, la comuna y los datos que debe llevar el documento. Te respondemos por escrito qué entregamos antes de agendar.
Qué guardar por cliente
Una carpeta por cliente, con el nombre de la razón social o de la dirección, y adentro lo mismo siempre. Si cada trabajo deja estos archivos, la próxima cotización y la próxima fiscalización se responden en minutos.
- La cotización enviada y la respuesta del cliente, aunque haya sido por WhatsApp
- La boleta o la factura de cada trabajo
- El comprobante del retiro: fecha, dirección, qué se sacó y a dónde fue
- Las fotos del antes y el después que mandó el conductor
- Los datos de contacto de quien recibe en terreno y de quien paga
- La fecha del próximo retiro acordado, si se dejó una frecuencia
Cuánto tiempo guardar las boletas
No es un detalle de orden: es una obligación. El artículo 17 del Código Tributario dice que los libros de contabilidad y la documentación correspondiente deben conservarse mientras esté pendiente el plazo que tiene el Servicio de Impuestos Internos para revisar las declaraciones. Ese plazo está en el artículo 200 del mismo código: tres años contados desde que venció el plazo para pagar el impuesto, y seis años cuando la declaración no se presentó o fue maliciosamente falsa. Si tienes contador, pregúntale cómo aplica a tu caso; lo que no cambia es que el respaldo tiene que seguir existiendo cuando el SII lo pida.
Un respaldo que vive en la nube del paquete de oficina resiste que se pierda un celular o se moje una carpeta. El punto débil es otro: que los archivos queden en la cuenta personal de quien los subió. Por eso la carpeta de clientes debe ser de la empresa, compartida con el equipo, y no de la persona que la creó.
Quién tiene acceso a qué
Compartir todo con todos es tan malo como no compartir nada. Una regla que sirve en una pyme chica: quien atiende los pedidos ve y edita la agenda; quien va en terreno ve la agenda y sube fotos a la carpeta del cliente, pero no borra; quien cobra y declara ve las boletas y los comprobantes de todos. El dueño tiene la cuenta de administrador, que es la que puede crear y cerrar cuentas del equipo.
Tres hábitos evitan la mayoría de los problemas. Primero, que las cuentas sean personales y no se compartan la clave. Segundo, que al salir alguien del equipo se cierre su cuenta ese mismo día y sus archivos pasen a otra persona, cosa que los dos paquetes de oficina permiten hacer desde el panel de administración. Tercero, que la cuenta de administrador tenga verificación en dos pasos, porque desde ahí se controla todo lo demás.
El cliente también agradece el orden. Cuando un administrador de condominio pide el detalle del último retiro, la respuesta sale de la carpeta en un minuto, con el documento que explicamos en qué debe decir un comprobante de retiro. Y si administras varios recintos y quieres dejar retiros programados, en limpia fosas para empresas contamos qué datos pedimos para cotizar a nombre de una razón social.
Google Workspace o Microsoft 365: cómo elegir
Los dos hacen lo mismo que describe este artículo. La diferencia está en qué herramientas ya usa el equipo y desde qué aparato trabaja.
Google Workspace
- Gmail con el dominio de la empresa
- Google Calendar como agenda compartida
- Drive para las carpetas por cliente
- Todo desde el navegador y el celular, sin instalar programas
Microsoft 365
- Outlook con el dominio de la empresa
- Calendario de Outlook compartido
- OneDrive y SharePoint para las carpetas
- Word y Excel instalados en el computador, además de la versión web
Preguntas frecuentes
Lo que preguntan quienes todavía llevan los pedidos en la libreta.
Preguntar por WhatsApp¿Necesito un dominio propio para tener agenda compartida?
No. Una agenda se puede compartir entre cuentas gratuitas. El dominio hace falta para el correo con el nombre de la empresa, y el paquete de oficina junta las tres cosas, agenda, correo y carpetas, en cuentas que son de la empresa y no de cada persona.
¿Cuánto tiempo debo guardar las boletas y comprobantes?
El artículo 17 del Código Tributario obliga a conservar la documentación mientras el SII pueda revisar las declaraciones, y el artículo 200 fija ese plazo en tres años desde que venció el pago, o seis en los casos que la misma norma describe. Tu contador puede confirmarte cómo aplica a tu empresa.
¿Qué pasa con los archivos cuando alguien deja el equipo?
Si las carpetas están en la cuenta de la empresa y no en la personal, el administrador cierra la cuenta y traspasa los archivos a otra persona desde el panel. Si estaban en una cuenta personal, dependen de que esa persona quiera entregarlos.
¿Administras recintos con fosa o planta?
Mándanos la comuna, el tipo de recinto y los datos que debe llevar el comprobante. Te respondemos por escrito qué entregamos y en qué horario entra el camión.